Consultar las notificaciones electrónicas es una de las tareas más importantes en cuanto a la gestión de los certificados digitales. En ella no hay cabida para el error, ya que el más insignificante descuido puede conllevar graves consecuencias. Muchos clientes confían en sus asesores para que sean ellos los que gestionen sus propias notificaciones, pero esta tarea puede conllevar gran parte del día del profesional. ¿Cómo podríamos convertir esta tediosa tarea en una rutina ágil?
Consultar notificaciones de forma tradicional
Tradicionalmente, los administradores han estado consultando las notificaciones electrónicas de sus clientes de dos formas, principalmente:
- Muchos acceden a las administraciones con cada uno de los certificados que gestionen. Para ello, es necesario que el administrador disponga de todos los certificados digitales de sus clientes instalados en el equipo o equipos con el que lleve a cabo esta actividad. Si en el despacho trabajan más de una persona, los certificados deberán estar instalados en cada uno de los equipos del despacho. Cuando se quiera acceder, deberá buscar el certificado con el que quiera consultar las notificaciones electrónicas entre todos aquellos que tenga instalados en el equipo.
- Otro camino que el administrador puede seguir para consultar las notificaciones electrónicas de sus clientes es el apoderamiento en los buzones a los que quiera acceder, como podría ser la misma DEHú, el buzón de la Seguridad Social o a la Agencia Tributaria, por ejemplo. De esta forma, las notificaciones que lleguen a ese cliente se notificarán al administrador por el correo electrónico que haya facilitado. Esto también tiene sus inconvenientes. El administrador recibirá en su bandeja de entrada un correo electrónico por cada una de las notificaciones que haya llegado a cada uno de los certificados digitales que gestione. Incluso a veces, puede recibir una misma notificación varias veces, ya que puede que se haya apoderado en distintas administraciones y le llegue una misma notificación desde distintas sedes. Otro inconveniente es que las administraciones públicas no están obligadas a notificarte por correo electrónico. De esta forma, si una notificación no llega a la bandeja del administrador, este no será motivo de alegación.
Es cierto que esta tarea se agilizó con el nacimiento de la DEHú, la Dirección Electrónica Habilitada Única. Gracias a este buzón único, los administradores no tenían que entrar una por una en cada una de las administraciones que quisieran consultar. Aún así, no todas las administraciones están adheridas a este buzón único y el tiempo dedicado a esta actividad sigue acaparando gran parte del día a día del administrador.
A todo esto, debemos sumar que el administrador debe organizarse para saber cuándo abrir o responder a una notificación. Debe tener cuidado en no sobrepasar los 10 días hábiles que tienen de margen para abrir una notificación.
BoxNeos: una solución digital para consultar notificaciones
Como solución a la consulta de las notificaciones, desde BoxFirma se ha trabajado en ello y se ha desarrollado un modo de hacer esta tarea mucho más ágil. Es en este momento en el que surge BoxNeos. Desde una sola plataforma podrá acceder a todas las notificaciones que lleguen a cada uno de los certificados que se tengan importados a la misma. Al administrador solo le llegará un único correo electrónico a su bandeja avisando de las notificaciones que tiene sin leer y podrá consultarlas de forma centralizada.
Sin necesidad de tener los certificados digitales instalados en ningún equipo, el administrador podrá leer, aceptar y descargar las notificaciones que le lleguen. Siempre podrá filtrar entre las notificaciones, para obtener con un simple clic, acceso a aquellas notificaciones que aún no haya leído, que ya haya aceptado...
Con BoxFirma, por lo tanto, no existe el problema de que el administrador reciba cientos de correos electrónicos diarios de notificaciones pendientes. Tampoco la preocupación de que alguna notificación no haya llegado a la bandeja de entrada del administrador. En BoxFirma aparecerán todas las notificaciones que hayan llegado a cada una de las administraciones, sin dejar ninguna de ellas atrás.
El ahorro de tiempo y la optimización de los despachos es uno de los pilares que BoxFirma defiende para hacer el día a día de profesionales mucho más eficiente. Solicita más información y obtén una propuesta personalizada para tu despacho y tu rutina.