En una sociedad cada vez más digitalizada, nos hemos adaptado a las nuevas tecnologías para optimizar nuestro día a día. Los despachos profesionales no se quedan atrás y han empezado a utilizar nuevas herramientas que les permita optimizar su tiempo.
Una de estas herramientas que los ciudadanos y empresas han empezado a utilizar es el certificado digital. Los despachos profesionales lo utilizan para realizar gestiones telemáticamente y facilitar su comunicación con las administraciones públicas, pero también resulta interesante para el propio ciudadano. Cuando no podemos identificarnos presencialmente, el certificado digital nos permite hacerlo de forma digital. Resulta sorprendente que no todos dispongan de él, debido al desconocimiento general que existe sobre esta herramienta.
Certificado digital. ¿Qué es?
Según el Diccionario Panhispánico del español jurídico, un certificado digital es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad, dándolo así a conocer en el ámbito telemático como firmante.
De esta forma, en una sociedad donde han cambiado las formas de validar la identidad de una persona o empresa, el certificado digital ayuda a hacerlo de forma segura. Podemos decir entonces que el certificado digital es un fichero emitido por una autoridad de registro (como podría ser BoxFirma) que garantiza la identificación de una persona o, en caso de tratarse de un certificado de representante, su poder sobre la empresa, a la hora de acceder a las diferentes sedes digitales.
Este certificado permite al ciudadano o sociedad, no solo identificarse ante terceros, sino también firmar documentos digitalmente y realizar trámites ante la administración pública o privada de forma segura y con plena validez legal.
Antes de continuar con el siguiente punto, debemos tener en cuenta que cuando hablamos de certificado digital o certificado electrónico estamos hablando de la misma herramienta. No hay ninguna diferencia entre estos dos conceptos que hacen referencia al mismo documento digital.
¿Cuántos tipos de certificados digitales existen?
Lo primero que debemos conocer es que no solo existe un único tipo de certificado digital. Principalmente debemos hablar de tres:
- Certificado digital de personas físicas y autónomos. Identifica a la persona física con su nombre, apellidos y documento nacional de identidad, por lo que tiene la misma validez legal que el D.N.I.
- Certificado digital con personalidad jurídica. Representa a una entidad. Se emite al representante de la empresa u organización para poder comunicarse con las sedes digitales o llevar a cabo trámites mercantiles ya que, en estos casos, el representante funciona como el titular de la empresa.
- Certificado digital sin personalidad jurídica. Este tipo de certificado es el que se emite a las comunidades de propietarios.
En los dos últimos casos, los certificados contienen información de la entidad como la razón social y número de identificación fiscal o el CIF.
Trámites que podemos hacer con el certificado digital
El certificado digital, ya sea de ciudadano o de representante, nos abre las puertas para hacer cientos de trámites digitales con las administraciones públicas desde cualquier lugar y dispositivo. Algunos ejemplos son:
- Presentar la Declaración Anual de la Renta.
- Obtener informe de vida laboral y base de cotizaciones.
- Solicitar la Tarjeta Sanitaria Europea. Solicitar prestación por desempleo.
- Solicitar prestación por desempleo.
Estos trámites podemos hacerlos gracias a que el certificado verifica nuestra identidad a la hora de autenticarnos y podemos llevar a cabo estas solicitudes en nuestro nombre.
Otra de las acciones que podemos llevar a cabo con el certificado es la firma digital de documentos. Gracias a que esta herramienta lleva incorporada la firma digital, podemos firmar documentos como contratos con plena validez legal. También, dentro de las rutinas de los despachos, el certificado digital puede resultar útil como, por ejemplo, para la firma de contratos con nuevos empleados.
Beneficios del certificado digital
El certificado digital no solo nos permite realizar ciertos trámites. Son muchos los beneficios que aportan en el día a día de los ciudadanos o empresas. Aunque el certificado digital resulta beneficioso para cualquier empresa, son los autónomos y las pymes las que más valoran la flexibilidad y las grandes ventajas del certificado digital y firma electrónica.
- Ahorro de tiempo. Utilizando el certificado digital reducimos la carga administrativa de nuestro despacho, ya que podemos realizar los trámites con las Administraciones Públicas digitalmente. De esta forma evitamos desplazamientos, esperas innecesarias, solicitud de citas, la entrega de documentos impresos, etc.
- Ahorro económico. Es evidente que utilizando el certificado digital evitamos también ciertos gastos como, por ejemplo, en papel. Con el certificado digital reducimos nuestra huella de carbono, evitamos la gestión de cientos de documentos físicos y el almacenamiento de estos.
- Firma digital avanzada. Con el certificado digital podemos firmar documentos con plena validez legal. Una vez firmados, estos documentos no podrán ser modificados, por lo que son más seguros incluso que los documentos firmados manuscritamente.
- Seguridad. Este beneficio está íntimamente relacionado con el anterior. Los sistemas de protección de los certificados digitales permiten que los trámites llevados a cabo con él sean completamente seguros.
- Formato software. Permite instalar el certificado digital en cualquier equipo. A diferencia del D.N.I. electrónico, no se necesita un lector de tarjetas para su uso. Los certificados digitales emitidos por BoxFirma tienen este formato, por lo que podrás instalarlos, desinstalarlos y descargarlos en cualquiera de tus equipos.
- Libertad de horarios. Gracias al acceso a las sedes digitales, podemos realizar cualquier tipo de trámite en el horario que decidamos, de forma inmediata y sin esperas. No tenemos que preocuparnos por los limitados horarios de las administraciones.
- Relación óptima con las administraciones. Actualmente, la ley obliga a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas. Poder hacerlo con el certificado digital, no solo les permite a los despachos profesionales cumplir la ley, sino también ser más eficientes y optimizar su tiempo.
Si quieres leer más sobre cómo relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, puedes leer una de nuestras anteriores entradas.
Como vemos, el certificado digital es una herramienta muy útil para nuestro día a día, sobre todo si nuestro despacho gestiona una gran carga administrativa. Optimizando nuestras tareas diarias podemos conseguir ser más eficientes de cara a nuestra clientela.
Gestionar los certificados digitales con BoxFirma
El certificado digital nos agiliza las comunicaciones con las administraciones públicas, pero podemos dar un paso más en la eficiencia de nuestro despacho utilizando una plataforma de centralización de certificados que nos ayude a gestionarlos. En este caso, BoxFirma es la mejor solución. No solo permite la emisión de un certificado digital de forma inmediata, sino también otras acciones como la navegación o el control de las notificaciones de forma sencilla y rápida. Puedes leer más sobre cómo controlar las notificaciones electrónicas de tus clientes con BoxFirma en el siguiente enlace. Con BoxFirma, los certificados quedan almacenados en la nube, facilitando así el acceso y evitando pérdidas.
Cuanto más aprovechemos los beneficios que los certificados digitales nos aportan, más seguras serán nuestras acciones y más preparados estaremos ante los nuevos requerimientos de seguridad que están por venir. Aunque muchos despachos se resistan a cambiar su forma de trabajar, la implementación de BoxFirma resulta realmente sencilla. Contacta con nosotros y te mostraremos una propuesta.