Durante la gestión de una comunidad son muchos los trámites que se han digitalizado con el paso del tiempo. Es en este contexto en el que surge el certificado digital para una comunidad de propietarios como herramienta para facilitar las gestiones diarias del administrador. Aun así, hay una pregunta que parece no tener respuesta entre las comunidades: ¿es obligatorio la emisión de este certificado digital?
¿Es obligatorio emitir un certificado digital para una comunidad de propietarios?
El certificado digital de una comunidad de propietarios es un archivo que acredita que la persona que se identifica por ella es el representante de esta y actúa en su nombre. Por lo tanto, podemos entender el certificado digital de una comunidad como un D.N.I. electrónico de la misma que la identifica en los trámites electrónicos.
Aunque no se mencione explícitamente la obligatoriedad de la emisión del certificado digital para una comunidad, sí se establece que las comunicaciones entre una comunidad y la Administración Pública deben llevarse a cabo electrónicamente (Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, Ley 39/2015 del 1 de octubre de 2016). De esta forma, es esta obligatoriedad a comunicarse electrónicamente lo que “obliga” a las comunidades a emitir su certificado digital.
Cierto es que, aunque esta ley lleve varios años en vigor, muchas comunidades se siguen negando a emitir su certificado digital. Esto se debe a las dificultades que creen que esto conlleva, sin situarlo en una balanza ante los muchos beneficios que también les trae.
Como hemos mencionado, la emisión de un certificado digital para una comunidad de propietarios no es obligatorio, por lo que no puede existir sanción ninguna por este motivo. Lo que sí está establecido es la sanción por el incumplimiento de relacionarse con los organismos públicos electrónicamente como, por ejemplo, con la Agencia Tributaria. De hecho, las Administraciones Públicas imponen sanciones por no responder a las notificaciones, o bien hacerlo fuera de los 10 días hábiles de los que se dispone para dicha actividad. En resumen, podemos decir que solicitar un certificado digital para una comunidad de propietarios no es obligatorio, pero sí que puede ser sancionable.
Beneficios del certificado digital para una comunidad de propietarios
Aunque actualmente tenemos más en cuenta que las herramientas tecnológicas pueden facilitarnos nuestras rutinas, cierto es que todavía existen muchos profesionales que desconocen sus ventajas. Muchos administradores de fincas no tienen en cuenta las facilidades que puede traerle a su día a día la obtención de un certificado digital para las comunidades de propietarios que gestione.
- Ahorro de tiempo y recursos. Disponer de un certificado digital permite una gestión más eficiente de los trámites administrativos gracias a la identificación digital que proporciona el certificado.
- Comunicación ágil con las Administraciones Públicas. Comunicarse con las administraciones públicas es mucho más fácil si se dispone de un certificado digital como, por ejemplo, cuando se tiene que solicitar una licencia para una obra.
- Mayor seguridad en las gestiones electrónicas. Realizar los trámites en la presentación de documentos digitales se convierte en una actividad más segura si se dispone del certificado digital.
- Firma digital de documentos. El certificado permite agilizar la firma de documentos haciendo de este trámite, uno más rápido. Con BoxFirma tampoco sería necesario disponer de una herramienta externa para realizar dicha acción.
Resumidamente, contar con esta herramienta es indispensable para actuar de manera oficial y segura en el entorno digital. Es por ello por lo que disponer de un certificado digital para una comunidad de propietarios es altamente recomendable.
Cómo obtener el certificado digital para una comunidad de propietarios
Emitir un certificado digital, sea o no para una comunidad de vecinos, con BoxFirma es un proceso bastante sencillo. Lo primero que debemos tener en cuenta es que un certificado de comunidad de propietarios no existe realmente. Lo que sí existe es un certificado digital sin personalidad jurídica con un representante, en este caso, el presidente de la comunidad o, en la mayoría de los casos, el administrador de fincas en el que se haya delegado la gestión de la misma.
- Lo primero que debe decidirse es el tiempo por el que va a emitirse dicho certificado. Con BoxFirma, los administradores de fincas tienen la opción de emitir el certificado digital para una comunidad de propietarios por 1 o 2 años. En caso de que sea el administrador el que represente a la comunidad, no habrá que revocar dicho certificado si cambia el presidente de la comunidad, ya que el representante de la misma seguirá siendo el mismo administrador. Emitir un certificado a 2 años es mucho más ventajoso, ya que se permite el ahorro de tiempo y recursos al no tener que volver a emitir el certificado y aportar la documentación necesaria cada año. Es por ello por lo que se recomienda que el certificado se emita con el administrador como representante, ya que cualquier cambio en la presidencia de la comunidad no afectaría a la validez del mismo. Por no hablar, de la carga administrativa que le supondría al presidente estar al tanto de las notificaciones del mismo.
- El administrador, Operador de Registro de BoxFirma, deberá aportar la documentación necesaria para solicitar el certificado. El proceso es bastante sencillo, ya que el administrador debe identificarse a él mismo como representante de la comunidad, por lo que no hay cabida para la duda o error. Eso sí, al trabajar con BoxFirma no necesitará desplazarse. Concretamente, para emitir un certificado digital para una comunidad de propietarios es necesario aportar:
- D.N.I. en vigor del administrador de fincas.
- CIF de la comunidad de propietarios.
- Primera hoja del libro de actas en la que figura la Inscripción en el Registro de la Propiedad.
- Acta del nombramiento del administrador como persona física. Dichos acuerdos deberán haberse adoptado en los últimos 12 meses.
- El siguiente paso sería acceder a la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) para recepcionar las notificaciones de la comunidad, pero con BoxFirma tampoco sería necesario. El administrador tendrá acceso a estas notificaciones desde la propia plataforma. Podrá leerlas, aceptarlas, descargarlas, o incluso responderlas.
Comunicación segura y eficiente
Como hemos visto, no existen inconvenientes para emitir el certificado digital para una comunidad de propietarios. Aunque la ley no especifique la obligatoriedad de la emisión del mismo, son muchos los beneficios que aportaría en la gestión de una comunidad. A esto debemos sumarle las sanciones que podrían llegar si no se gestionan correctamente las notificaciones electrónicas de la comunidad.
La realidad es que no contar con el certificado digital para una comunidad limita la capacidad de la misma para hacer frente de forma segura y eficiente a los trámites administrativos que sean necesarios. Adoptar esta herramienta es dar un paso al frente en la gestión de la comunidad, disminuyendo la carga administrativa del administrador que la represente.